Tips para mejorar la gestión del tiempo
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En la actualidad son múltiples los aspectos que hacen que nuestras vidas sean de lo más movidas. Que tengamos que atender y gestionar muchas actividades a lo largo de cualquier jornada está a la orden del día. En este frenesí en el que nos encontramos sumergidos es importante detenerse un instante, poner pausa, ver qué sucede a nuestro alrededor y tomar las decisiones correspondientes para abordar paso por paso todo aquello a lo que tenemos que hacer frente. ¿Cuál es la respuesta para conseguir centrar nuestros esfuerzos, ser más eficientes y tener momentos para nosotros? La gestión del tiempo.
El tiempo es un elemento que no podemos parar; fluye sin detenerse, sin pararse. Tenemos un tiempo limitado, acotado al periodo en el que vivimos nuestra vida. Es por ese motivo que como seres racionales también es vital la organización, el cómo gestionamos el tiempo. Nuestro tiempo.
Controlar para crear confort
Necesitamos tener un control sobre todo aquello que hacemos, para tener la sensación de estar en una zona de confort mínima. Para sentirnos seguros y ser conscientes de tener el poder de decidir si vamos a realizar alguna acción. El divagar, el navegar sin rumbo hace que nos perdamos en la consecución aquellos objetivos que nos hemos fijado. Y, ¿cómo nos sentimos cuando no logramos nuestros objetivos? Tenemos malestar y frustración.
Por todos estos motivos, cada vez más, adquiere relevancia el concepto de la gestión del tiempo. Lograr la manera de ser lo más consciente posible sobre cómo utilizamos nuestro tiempo; optimizándolo. Esta gestión nos permite ser más productivos, eficientes, eficaces y felices en cualquier ámbito de nuestra vida cuotidiana. De este modo también hacemos que aumente nuestra calidad de vida.
Lo que podemos hacer en nuestro día a día para realizar una buena gestión del tiempo es establecer prioridades y conseguir periodos de descanso para estar con uno mismo y para recargar pilas.
Optimizar el tiempo
A partir de aquí, ¿cómo optimizamos nuestro tiempo? Vamos con algunas tips para mejorar la gestión del tiempo. Hay que tener en mente tanto las acciones que estamos realizando como las que queremos adoptar de cara al futuro para esa optimización. Algunos ejemplos son:
- AVERIGUAR EN QUÉ PERDEMOS EL TIEMPO
Encontrar qué situaciones o componentes hacen que no invirtamos bien nuestro tiempo. Saber qué es aquello que obstaculiza o ralentiza nuestra actividad.
- DISTINGUIR ENTRE LO URGENTE Y LO IMPORTANTE
Aquí nos tenemos que detener para entender bien la diferencia entre una y otra cosa. Para determinar bien todo esto nos basaremos en la ‘Matriz de Eisenhower’ y así podremos saber en qué tenemos que centrar nuestras energías, qué podemos dejar en un segundo plano y qué podemos dejar incluso de hacer.
- Urgente e importante: Debe ser resuelto de inmediato.
- Urgente pero no importante: Confiárselo a un compañero.
- No urgente e importante: Tiene que ser resuelto, pero puede esperar.
- No urgente y no importante: Evitar gastar tiempo en ello.
- CREAR UN PLAN, DISEÑAR RUTINAS Y SABER DELEGAR
Todo aquello que podamos planificar ayudará a su desarrollo. El conocer qué pasos hay que seguir para llevar a cabo una situación determinada ayudan a su desarrollo.
- ESTABLECER LÍMITES DE TIEMPO PARA CADA TAREA
Tener un espacio de tiempo delimitado ayudará a cumplir los periodos de realización de dicha actividad. Teniendo límites eliminamos las opciones de que una situación se dilate en el tiempo de manera excesiva. Eso sí, hay que marcar unos límites factibles para que dicha situación pueda ser llevada a cabo. Es decir, no generar estrés con estos bloques de tiempo marcados.
- NO POSPONER TAREAS E INTENTAR NO SER MULTITAREA
Centrarnos en la tarea que tenemos que desarrollar. En una única tarea. De este modo focalizaremos nuestra energía en que salga de la mejor manera posible. Sin distracciones, ni dividiendo energía para llevar a cabo otras actividades. El ‘multitasking’ hace que nuestros esfuerzos se diluyan y que nuestro cerebro se fatigue más rápidamente. En cambio, si focalizamos nuestra energía en realizar una tarea, esta se finalizará de manera más eficiente.
- ORDENAR Y ORGANIZAR NUESTRO ENTORNO
Debemos tener cuidado de aquello que nos rodea. Desarrollar acciones en un ambiente desordenado puede influir en nuestra mente, generando desorden y dificultando la concentración, pese a que, de entrada, pueda no parecer un gran problema. Garantizar un orden y una limpieza hará que nuestro modo de proceder sea más eficiente.
En prácticamente todos los puntos que hemos enumerado, existe un punto en común: el de planificar y programar.
Planificar y programar
La relevancia de planificar y programar reside en la eliminación de pasos superfluos, etapas que solamente sirven para demorar el tiempo que transcurre desde que se inicia un trámite hasta que este mismo concluye. Si sabemos el camino a transitar previamente tendremos un mayor control y una estimación del tiempo que nos va a llevar desarrollar la actividad en cuestión y la reducción de posibilidades de que aparezcan interferencias o situaciones inesperadas.
Es decir, la programación sirve para evitar crisis y urgencias o, como mínimo, reducirlas. También para trabajar sobre aquello que es significativo, centrarse en lo primordial, así como para descartar indecisiones o aplazamientos. Teniendo un aspecto programado reduces el estrés que conlleva el desarrollo de dicha actividad, ya que ejercemos un control sobre las acciones que tenemos que llevar a cabo y sobre el entorno inmediato.
Consejos para una buena programación
Para realizar una buena programación que nos ayude a potenciar los puntos fuertes y a minimizar los que no lo son tanto, deberemos tener presente las siguientes indicaciones o consejos:
- Agrupar acciones y asuntos relacionados: el simple hecho de estar cambiando de tareas hace que nuestro cerebro tenga que contextualizar la nueva situación que se encuentra. No son demasiados los segundos que le lleva a nuestro órgano adaptarse, pero si experimentamos cambios constantes, todo ese tiempo va sumando. Y no solamente eso; sino que hace que el cerebro se fatigue de manera más rápida. Es decir, hace que seamos menos productivos. En cambio, si agrupamos cosas similares el trabajo y agotamiento será menor.
- Acompasar actividad y descanso: para un mayor rendimiento debemos gestionar periodos de trabajo con situaciones de descanso. Este ritmo hará que todo aquello que hagamos fluya de una manera más natural.
- Más tiempo para proyectos o acciones importantes: cada situación acarrea su tiempo. Es de vital importancia no poner unos límites que no se adapten al volumen de trabajo que lleva una actividad en concreto.
- Flexibilidad: en toda actividad pueden surgir situaciones inesperadas. Es por ese motivo, y teniendo una estrecha relación con el punto anterior, que debemos dejar cierto margen para poder desviarnos un momento de nuestro objetivo para así poder dar solución a algún aspecto que esté relacionado con este.
- Programar alrededor del 50% de la jornada: tener buena parte del día programado o pautado hará que sepamos hacia dónde debemos dirigir nuestros esfuerzos, sabremos de antemano qué tenemos que hacer. Esto hace que podamos invertir energía en lo que ya tenemos predispuesto y que podamos guardar otra parte para abordar aspectos que puedan ir surgiendo.
