Casos de éxito
Sector Actividades deportivas
Superando desafíos: Cómo el Club Natació Terrassa automatiza y gestiona procesos a través de nuestras soluciones
- Gestión del tiempo de espera, Proyectos a medida
- SECTOR ACTIVIDADES DEPORTIVAS
El Club Natació Terrassa es un prestigioso club deportivo que destaca en el ámbito de la natación y los deportes acuáticos. Es reconocido como uno de los clubes más destacados de España y ha obtenido numerosos éxitos a nivel nacional e internacional. Tiene como objetivo principal el fomento y la promoción de la práctica deportiva, en especial de la natación y el waterpolo, deportes que le dan la razón de ser. Además, también promueve la práctica de este como actividad recreativa y saludable para todas las edades.
El software de gestión interna implementado para el Club Natació Terrassa centraliza y optimiza la gestión de incidencias, mantenimientos y organización de eventos especiales en el centro deportivo. Este permite mantener un registro y seguimiento de tareas de manera más eficiente, asignación de tareas y seguimiento en tiempo real, gestión de recursos y materiales, organización de zonas y salas y una mejor comunicación y colaboración entre los miembros del equipo. Anteriormente, todas estas informaciones las trasladaban y gestionaban desde una hoja de cálculo.
Reto
Después de hablar con el centro y explicarnos sus problemáticas, vimos los retos que teníamos que resolver:
- Poder gestionar y controlar a nivel interno todas las reparaciones, mantenimientos y organizar eventos esporádicos que surjan.
- Establecer una comunicación bidireccional rápida, clara y fluida desde el centro principal con los trabajadores.
- Ausencia de datos para la toma de decisiones.
- Disponer de una solución ajustada a las necesidades del presente y con posibilidad de adaptaciones futuras.
Solución
- Desarrollo de un software que se encargue de estas necesidades del club. Esta herramienta permite un seguimiento en tiempo real del progreso de las tareas y la disponibilidad de los recursos necesarios. Los responsables pueden verificar el estado de las incidencias, mantenimientos y necesidades, verificar qué operarios están trabajando en cada tarea y supervisar la necesidad de materiales. Esto proporciona una visión actualizada.
- El programa está dividido en tres grandes ámbitos:
- Incidencias
- Mantenimientos
- Necesidades: Cuando surgen eventos especiales o puntuales.
- Este sistema facilita la comunicación bidireccional desde el centro principal del servicio hacia los operarios. Esto hace que la comunicación sea fluida y transparente entre los miembros del equipo. Los operarios pueden acceder a la plataforma para recibir y actualizar información sobre las tareas asignadas, compartir comentarios, fotos o notas relevantes, y colaborar de manera más eficiente. Esto facilita la coordinación y la resolución de incidencias de manera más rápida y efectiva. De esta manera conectamos las gestiones internas con el personal del centro.
- Generación de informes y análisis detallados sobre el rendimiento del mantenimiento, las incidencias más comunes, los tiempos de respuesta, entre otros aspectos relevantes. Estos informes brindan información valiosa para la toma de decisiones estratégicas, la identificación de áreas de mejora y la optimización de los recursos.
Proceso de alta de un mantenimiento (Sin especificaciones)
- Registro de la incidencia: Cualquier trabajador del centro puede reportar una incidencia proporcionando los datos relevantes de esta (descripción, zona…) que serán canalizadas y distribuidas por el responsable entre los diferentes operarios para su realización.
- Recepción de la notificación: El operario designado recibe una notificación sobre la tarea asignada a través de la web responsive en el móvil. La notificación incluye detalles sobre la tarea, como la descripción, la ubicación y la fecha límite. Procede a realizar las tareas asignadas del día. *También puede solicitar material en los casos que sea necesario.
- Finalización de la tarea: Una vez que se completa el mantenimiento, el operario registra la finalización de la tarea en el sistema. Puede proporcionar detalles adicionales sobre las acciones realizadas y adjuntar fotografías.
- Notificación de finalización: El sistema notifica al usuario responsable para informarle sobre la finalización del mantenimiento, este puede “validarla” y se cerraría esta tarea o volverla a abrir y asignar al mismo u otro operario en la fecha deseada.
*Hay en algunos casos en el que las tareas que se realizan son necesarios ciertos materiales que no se tienen en el momento, el operario puede desde la misma aplicación solicitar esos materiales. Le llega un aviso al responsable de logística, y este los pediría. Una vez los tenga preparados, informaría a través del sistema al operario de que ya los tiene a su disposición.
