Casos d’èxit
Sector Activitats esportives
Superant reptes: Com el Club Natació Terrassa automatitza i gestiona processos amb el nostre software.
- Projectes a mida
- SECTOR ACTIVITATS ESPORTIVES
El Club Natació Terrassa és un prestigiós club esportiu que destaca a l’àmbit de la natació i els esports aquàtics. És reconegut com un dels clubs més importants d’Espanya i ha obtingut nombrosos èxits en l’àmbit nacional i internacional. Té com objectiu principal el foment i la promoció de la pràctica esportiva, en especial de la natació i el waterpolo, esports que li donen la seva raó d’existència. A més a més, també promou la pràctica d’aquesta com activitat recreativa i saludable per a totes les edats.
El software de gestió interna implementat per al Club Natació Terrassa centralitza i optimitza la gestió d’incidències, manteniments i l’organització d’esdeveniments especials al centre esportiu. Permet fer un registre i seguiment de les feines de manera més eficient; assignació de tasques i seguiment en temps real, gestió de recursos i materials, organització de zones i sales i una millor comunicació i col·laboració entre els membres de l’equip. Anteriorment, totes aquestes informacions es traslladaven i gestionaven des d’un full de càlcul.
Repte
Després de parlar amb el centre i explicar-nos les seves problemàtiques, vam veure els reptes que havíem de resoldre:
- Poder gestionar i controlar a nivell intern totes les reparacions, manteniments i esdeveniments esporàdics que sorgeixen.
- Establir una comunicació bidireccional ràpida, clara i fluida des del centre principal amb els treballadors.
- Absència de dades per la presa de decisions.
- Disposar d’una solució ajustada a les necessitats del present i amb possibilitat d’adaptacions futures.
Solució
- Desenvolupament del software que s’encarregui d’aquestes necessitats del club. Aquesta eina permet un seguiment en temps real del progrés de les feines i la disponibilitat dels recursos necessaris. Els responsables poden verificar l’estat de les incidències, manteniment i necessitats, verificar quins operaris estan treballant en cada feina i supervisar la necessitat de materials. Això proporciona una visió actualitzada.
- El programa està dividit en tres grans àmbits:
- Incidències
- Manteniments
- Necessitats: Quan sorgeixen esdeveniments especials o puntuals.
- Aquest sistema facilita la comunicació bidireccional des del centre principal del servei cap als operaris. Això fa que la comunicació sigui fluida i transparent entre els membres de l’equip. Els operaris poden accedir a la plataforma per rebre i actualitzar informació sobre les tasques assignades, compartir comentaris, fotos o notes rellevants, i col·laborar de manera més eficient. Això facilita la coordinació i la resolució d’incidències de manera més ràpida i efectiva. D’aquesta manera connectem les gestions internes amb el personal del centre.
- Generació d’informes i anàlisis detallades sobre el rendiment del manteniment, les incidències més comunes, els temps de resposta, entre altres aspectes rellevants. Aquests informes brinden informació valuosa per a la presa de decisions estratègiques, la identificació de les àrees de millora i l’optimització dels recursos.
Procés d’alta d’un manteniment (Sense especificacions)
- Registre de la incidència: Qualsevol treballador del centre pot reportar una incidència proporcionant les dades rellevants d’aquesta (descripció, zona…) que seran canalitzades i distribuïdes pel responsable entre els diferents operaris per a la seva realització.
- Recepció de la notificació: L’operari designat rep una notificació sobre la tasca assignada a través de la web responsive al mòbil. La notificació inclou detalls sobre la tasca, com la descripció, ubicació i data límit. Procedeix a realitzar les tasques assignades del dia. *També pot sol·licitar material en els casos que sigui necessari.
- Finalització de la tasca: Una vegada completat el manteniment, l’operari registra la finalització de la tasca al sistema. Pot proporcionar detalls addicionals sobre las accions realitzades i adjuntar fotografies.
- Notificació de finalització: El sistema notifica a l’usuari responsable per informar-li sobre la finalització del manteniment, aquest pot “validar-la” i es tancaria aquesta tasca o tornar-la a obrir i assignar al mateix o a un altre operari a la data desitjada.
*Hi ha alguns casos en els quals per executar les tasques que es fan es necessiten certs materials que no es tenen en el moment en qüestió. L’operari pot sol·licitar aquests materials des de la mateixa aplicació. Li arriba un avís al responsable de logística i aquest els demana. Una vegada els té preparats, informa a través del sistema a l’operari que ja els té a la seva disposició.
