Tips per millorar la gestió del temps
Taula de continguts
A l’actualitat son múltiples els aspectes que fan que les nostres vides siguin d’allò més mogudes. Que haguem d’atendre i gestionar moltes activitats durant qualsevol jornada està a l’ordre del dia. Dins aquest frenesí en el que ens trobem immersos és important aturar-se un instant, posar pausa, veure què succeeix al nostre voltant i prendre les decisions corresponents per abordar pas per pas tot allò que haguem d’afrontat.
Quina és la resposta per aconseguir centrar els nostres esforços, ser més eficients i tenir moments per a nosaltres? La gestió del temps.
El temps és un element que no podem aturar; flueix sense parar. Tenim un temps limitat, acotat al període en el què vivim la nostra vida. És per aquest motiu que com éssers racionals també és vital l’organització, com gestionem el temps. El nostre temps.
Controlar per crear comfort
Necessitem tenir un control sobre tot allò que fem, per tenir la sensació d’estar a una zona de confort mínima. Per sentir-nos segurs i ser conscients de tenir el poder decidir si anem a realitzar alguna acció. El divagar, el navegar sense rumb fa que ens perdem en mirar d’assolir aquells objectius que ens hem fixat. I, com ens sentim quan no aconseguim els nostres objectius? Sentim malestar i frustració.
Per tots aquests motius, cada vegada més, adquireix més rellevància el concepte de la gestió del temps. Aconseguir la manera de ser el més conscients possible sobre com utilitzarem el nostre temps; optimitzant-lo.
Aquesta gestió ens permet ser més productius, eficients, eficaços i feliços a qualsevol àmbit de la nostra visa quotidiana. D’aquesta manera fem que augmenti la nostra qualitat de vida.
El que podem realitzar al nostre dia a dia per realitzar una bona gestió del temps és establir prioritats i aconseguir períodes de descans per estar amb un mateix i recarregar piles. Segur que més d’una vegada has pensat: ‘Tant de bo conèixer tips per millorar la gestió del temps.
Optimitzar el temps
A partir d’aquí, com optimitzem el nostre temps? Tenim tips per millorar la gestió del temps? S’ha de tenir present tant les accions que estem realitzant com les que volem adoptar de cara al futur per a aquesta optimització. Alguns exemples son:
- AVERIGUAR EN QUÈ PERDEM EL TEMPS
Trobar quines situacions o components fan que no invertim bé el nostre temps. Saber què és allò que obstaculitza o alenteix la nostra activitat.
- DISTINGIR ENTRE ALLÒ URGENTE I IMPORTANT
Aquí ens hem d’aturar per entendre bé la diferència entre una i una altra cosa. Per determinar bé tot això ens basarem en la ‘Matriu d’Eisenhower’ i així podrem saber en què hem de centrar les nostres energies, què podem deixar en un segon pla i què, fins i tot, podem deixar de fer.
- Urgent i important: S’ha de resoldre immediatament.
- Urgent però no important: Donar-li a un company.
- No urgent i important: S’ha de resoldre però pot esperar.
- No urgent i no important: Evitar perdre-hi temps.
- CREAR UN PLA, DISSENYAR RUTINES I SABER DELEGAR
Tot allò que podem planificar ajudarà al seu desenvolupament. Conèixer els passos a seguir per dur a terme una situació determinada ajuden en el seu desenvolupament.
- ESTABLIR LÍMITS DE TEMPS PER CADA TASCA
Tenir un espai de temps delimitat ajudarà a complir amb els períodes de realització de l’activitat en qüestió. Tenint límits eliminem les opcions que una situació es dilati en el temps de manera excessiva. Això sí, s’han de marcar uns límits molt factibles perquè la situació a la qual es refereix arribi a bon port. És a dir, no generar estrès amb aquests blocs de temps marcats.
- NO POSPOSAR TASQUES I INTENTAR NO SER MULTITASCA
Centrar-nos en la tasca que hem de desenvolupar. En una sola tasca. D’aquesta manera focalitzarem la nostra energia en que aquesta surti de la millor manera possible. Sense distraccions, ni dividint la nostra energia per dur a terme altres tasques. El ‘multitasking’ fa que els nostres esforços es dilueixin i que el nostre cervell es fatigui més ràpidament. En canvi, si centrem la nostra energia en realitzar una sola activitat, aquesta serà finalitzada de manera més eficient.
- ORDENAR I ORGANITZAR EL NOSTRE ENTORN
Hem d’anar amb prudència amb allò que ens envolta. Desenvolupar accions en un ambient desordenat pot influir a la nostra ment, generant desordre i dificultant la concentració, tot i que, d’entrada, pot no semblar un problema massa greu. Garantir un ordre i neteja farà que la nostra manera de procedir sigui més eficient.
A pràcticament tots els punts que hem numerat existeix un punt en comú: el de planificar i programar.
Planificar i programar
La rellevància de planificar i programa resideix en l’eliminació de passos superflus, etapes que simplement serveixen per demorar el temps que transcorre des que s’inicia un tràmit fins que aquest mateix és dona per conclòs.
Si sabem el camí pel qual transitar prèviament tindrem un major control i una aproximació del temps que ens portarà desenvolupar l’activitat és qüestió i la reducció de possibilitats de que apareguin interferències o situacions inesperades.
És a dir, la programació serveix per evitar crisis i urgències o, com a mínim, reduir-les. També per treballar sobre allò que és significatiu, centrar-se en el que és primordial, així com per descartar indecisions o aplaçaments.
Tenint un aspecte programat redueix l’estrès que comporta el desenvolupament de l’activitat en qüestió, ja que exercim un control sobre les accions que hem de dur a terme i sobre l’entorn immediat.
Consells per una bona programació
Per realitzar una bona programació que ens ajudi a potenciar els punts forts i minimitzar els que no ho són tant, haurem de tenir presents les següents indicacions o consells:
- Agrupar accions i assumptes relacionats: el simple fet d’estar canviant de tasques fa que el nostre cervell hagi de contextualitzar la nova situació en la qual es troba. No són masses segons els que li comporten al nostre òrgan adaptar-se, però si experimentem canvis constants, tot aquest temps va sumant. I no solament això; sinó que fa que el cervell es fatigui més ràpidament. És a dir, fa que siguem menys productius. En canvi, si agrupem aspectes similars el treball i esgotament serà menor.
- Compassar activitat i descans: per un major rendiment haurem de gestionar períodes de treball amb situacions de descans. Aquest ritme farà que tot allò que fem flueixi de manera més natural.
- Més temps per projectes o accions importants: cada situació comporta el seu temps. És de vital importància no posar uns límits que no s’adaptin al volum de treball que comporta l’activitat en concret.
- Flexibilitat: en tota activitat poden sorgir situacions inesperades. És per aquest motiu, i tenint una estreta relació amb el punt anterior, que haurem de deixar cert marge per poder desviar-nos un moment del nostre objectiu per així poder donar solució a algun aspecte que estigui relacionat amb aquest.
- Programar al voltant del 50% de la jornada: tenir bona part del dia programat o pautat farà que sapiguem cap a on hem de dirigir els nostres esforços, sabrem amb antelació què hem de fer. Això fa que puguem invertir energia en allò que ja tenim predisposat i que puguem guardar una altra part per abordar aspectes que puguin anar sorgint.
