Casos de éxito
Sector Administración pública
Ayuntamiento Sant Just Desvern
Mejora la atención al ciudadano
- Comunicación digital, Gestión del tiempo de espera
- Sector administración pública
Contexto
Hace varios años, el Ajuntament de Sant Just Desvern decidió modernizar su sistema de atención al ciudadano mediante la implementación de los servicios de Ubintia. Desde entonces, hemos proporcionado soluciones como la cita previa integrada con la gestión de turnos, la valoración de la atención recibida y la cartelería digital, además de un terminal de autotramitación el cual agiliza la atención de las personas. Estos servicios han permitido una mejora significativa en la organización, eficiencia y satisfacción del usuario en los servicios municipales.
Reto
Después de dialogar con el Ajuntament de Sant Just Desvern y entender sus necesidades, identificamos los siguientes retos a abordar:
Solución
Implementación de un sistema de cita previa que permite a la ciudadanía:
- ✔Solicitar citas a través de múltiples canales (web, teléfono, etc.)
- ✔Recibir confirmaciones y recordatorios automatizados.
- ✔Detallar la documentación necesaria antes de la visita.
- ✔Gestionar el servicio íntegramente por parte del ayuntamiento en tiempo real desde un panel de control en la nube.
- ✔Recopilación de datos estadísticos como citas presentadas, no presentadas… para una mejor toma de decisiones.
Despliegue de un sistema de gestión de turnos que organiza y optimiza las esperas y la eficiencia operativa del ayuntamiento.
- ✔Solicitud de turno mediante terminales ubicados en la entrada de la oficina.
- ✔Asignación automática de turnos basados en la configuración adoptada.
- ✔Pantallas que muestran contenidos multimedia y las últimas llamadas de turno.
- ✔Notificaciones en tiempo real cuando el turno del usuario está listo.
- ✔Recopilación de datos sobre tiempos de espera y atención para el posterior análisis.
Instalación de un terminal de autotramitación para agilizar trámites sencillos como el volante de padrón y otras consultas. Con ello se consigue:
- ✔Agilizar y simplificar algunos trámites administrativos sin asistencia.
- ✔Dotar de autonomía a la ciudadanía.
- ✔Reducción de la carga de trabajo del personal, permitiendo que hagan tareas más complejas.
Implementación de un sistema de valoración del servicio, permitiendo detectar áreas de mejora y fortalecer la confianza de la ciudadanía.
- ✔Fácil uso para que las personas valoren la atención mediante el escaneo del ticket de gestión del turno o desde su teléfono móvil.
- ✔Recopilación automática de datos para un análisis detallado.
- ✔Seguimiento personalizado con trazabilidad de cada valoración.
Integración de la cartelería digital en los monitores de turno de la sala de espera para una comunicación efectiva.
- ✔Actualizaciones automatizadas y gestión de contenido en la nube.
- ✔Información en tiempo real y multimedia para la ciudadanía con contenido relevante.
- ✔Flexibilidad en la configuración y mantenimiento mínimo.
